Audit archivage

Avant toute préconisation, nous effectuons un audit complet de vos processus internes.
Nos prestations comprennent les étapes suivantes :

schema audit archives

Pourquoi faire un audit documentaire ? 

  • Etablir un état des lieux complet, avec vos points forts et vos points faibles
  • Vous aider à définir vos besoins et établir des objectifs raisonnables
  • Mettre en évidence les écarts existants entre votre organisation, vos procédures et la réglementation en vigueur
  • Relever les risques éventuels
  • Estimer le coût de la gestion interne de vos archives
  • Mettre en évidence les gains de productivité potentiels

Comment se déroule un audit documentaire ? 

Après la description de votre organisation par votre responsable archives, notre chargé de mission :

  • S’entretient avec les personnes impliquées dans les procédures d’archivage
  • Détermine, pour chaque filiale/service/activité, les typologies d’archives existantes et les procédures de sauvegarde qui y sont attachées, les durées légales ou souhaitables de conservation, la production documentaire annuelle, la nature et le volume des flux, etc.
  • Examine les outils de gestion existants : plan de classement, logiciels de gestion, etc.
  • Visite les locaux d’archivage et teste les procédures en place, recense les volumes existants (y compris les archives susceptibles d’être détruites), analyse les conditions de conservation et de conditionnement, etc.

Qui réalise cet audit ?

Cet audit est réalisé par nos consultants ingénieurs en archivistique ayant de nombreux audits à leur actif. A la fin de cet audit, nous présentons nos conclusions, rappelons les contraintes réglementaires et surtout, proposons nos solutions d’amélioration !

Combien de temps prend un audit documentaire ?

Tout dépend de votre organisation et du nombre d’intervenants « archives » au sein de celle-ci. L’existence de différents sites est également un facteur important, surtout si ceux-ci ont des procédures internes différentes.

Avez-vous besoin d’un audit documentaire au sein de votre entreprise ?

Pour le savoir, répondez rapidement à notre questionnaire.
Plus de détails sur la réalisation d’un audit documentaire au sein de votre société ?
Contactez-nous !